Comment gérer son temps en étant multi-casquettes ?

Plusieurs abonnés et lecteurs nous ont demandé comment on faisait pour gérer notre temps, car on mène beaucoup de projets en parallèle. D’ailleurs, à l’apéro, nos amis nous regardent comme des extraterrestres quand on leur parle de nos derniers projets :

• Formatrices
• Freelances (et maintenant associées d’une agence créative) pour des projets vidéo, d’écriture, de direction artistique et de web marketing
• Conversion d’un bus en studio de production vidéo
• 3 blogs, 2 chaines YouTube, 1 podcast

Ce grand nombre d’activités est souvent associé aux slasheurs (qui cumulent plusieurs activités différentes par choix) ou encore au multipotentiels. Mais c’est aussi une réalité quand tu es en transition.

Par exemple, si tu es salarié et que tu te prépares à une reconversion professionnelle. Ou encore, quand tu envisages de te lancer à mi-temps en freelance pour assurer tes arrières.

Et du coup prochainement, un bébé arrive dans l’équipe !

Cela a déjà eu pas mal de conséquences sur notre organisation, mais cela ne nous a pas empêchées d’organiser 2 gros événements en ligne en janvier et février dernier. Cela dit, je pense que les conseils de cet article resteront viables, on aura juste moins de temps, donc besoin d’orienter encore plus nos priorités.

1 — Comprendre ton biorythme

Ne me parlez pas de méthode miracle !

Avant de te parler d’organisation et de productivité avec des méthodes miracles, je crois que le plus important c’est de se connaître.

Il n’y a rien qui m’agace plus que la « miracle morning routine ».

Oui, elle peut faire des miracles, mais pas pour tous. Ça peut même entre contre-productif. Et entre nous, se forcer à suivre quelque chose qui ne nous convient pas… Ça dure 1 mois et après c’est fini !

C’est le régime yo-yo de la productivité.

Je préfère l’approche scientifique de Michael Breus que tu peux découvrir dans son livre Quand ?

Elle permet de s’adapter à la réalité de notre fonctionnement biologique.

Il reconnaît 4 types de profils qui ont des rythmes différents :

• les lève-tôt (🦁 Lion),
• les vrais insomniaques (🐬 Dauphin),
• les couche-tard (🐺 Loup)
• les personnes avec le rythme lié au cycle du soleil (🐻 Ours).

Ces derniers représentent 50% de la population. Et évidemment, le monde du travail est adapté à leur rythme .

Nos horloges biologiques varient selon des questions génétiques, la sécrétion de nos hormones, notre digestion et beaucoup d’autres paramètres physiologiques.

Donc, la question n’est pas de te forcer à être différent de qui tu es pour suivre une méthode, mais de comprendre ton corps et ta personnalité pour t’adapter à ta réalité.

À quel moment es-tu le plus efficace ?

Pourquoi je te parle de biorythme ? Parce que ça change tout ! Quand j’ai compris et accepté que le matin je n’étais pas productive et que mon pic créatif était à 17 h, j’ai arrêté de culpabiliser et de me forcer.

J’ai arrêté de mettre un réveil que je repoussais 10 fois, pour me lever naturellement.

Je l’ai fait instinctivement, avant de lire ce livre. Comme beaucoup d’autres actions simples au quotidien.

Et finalement, je me lève plus tôt que lorsque je mettais mon réveil pour aller au travail (que je repoussais sans cesse).

Mon rythme est plus régulier et naturel.

Je suis moins malade, moins fatiguée et mieux dans ma peau… Donc plus efficace au travail !

Donc les questions à se poser pour organiser ses journées sont :

• Quels sont les moments où tu te sens le mieux pour créer ?
  • J’ai découvert que le soir, c’était le moment où je pouvais écrire ou créer en mode intensif. Je rentre dans ma bulle et j’abats des montagnes.
    
• Quel est le moment où tu sens que faire du sport t’aide à gagner en énergie ou en créativité ?
  
• Peux-tu combiner deux activités qui te boostent quand ton cerveau est dans la brume ?
  J’ai par exemple découvert que le matin, si je fais du sport entre 9 h et 10 h en regardant des documentaires ou des formations, j’ai la patate pour attaquer la suite de la matinée. Et je n’ai pas l’impression de perdre du temps.
  
• Quels sont les temps morts que tu peux dynamiser ?
  • Dans les transports, pendant que tu fais tes courses ou le ménage, si tu as la sensation de perdre ton temps, pourquoi ne pas écouter une formation, un livre audio, un podcast ?
    
• Quelles sont tes limites ?
  Attention à ne pas exploiter tes forces au point de te nuire. Par exemple, je suis hyper-productive le soir, mais j’ai remarqué que si je dépasse une certaine heure, je suis tellement excitée qu’il m’est impossible de dormir après… Et donc le lendemain, je ne sers plus à rien du tout, même le soir.
  
• Qu’est-ce qui te fais perdre du temps et de l’énergie?
  On peut vite se laisser déborder par plein de tentations : regarder Netflix, scroller sur les réseaux sociaux, retourner frénétiquement sur une application d’infos et ne pas voir le temps passer… On se laisse rapidement déconcentrer.
  
  Quand je remarque qu’un de mes comportements devient « trop ».
  Je coupe le stimulus qui me transforme en zombie.
  Par exemple, j’ai remarqué que je passais des heures sur les applications d’infos.
  J’ai les ai donc supprimées .
  
  Je consulte ces sources d’infos, mais depuis mon navigateur de téléphone. Ce simple changement a transformé le réflexe en effort.
  
  J’ai aussi coupé toutes les notifications depuis plus de 4 ans.
  

2 — Définis tes objectifs quand tu travailles sur plusieurs projets en même temps

Tu peux vite te sentir comme une cocotte-minute prête à exploser quand tu dois gérer plusieurs contrats, ton administratif, tes réseaux sociaux, tes projets perso, ta famille….

Ça part dans tous les sens… Quand ça m’arrive, je peux me retrouver paralysée. Il y a tellement de choses à faire que je ne fais plus rien. Je reste figée.

Je vais te partager ce que je mets en place pour limiter ce syndrome, courant chez les multipotentiels

Quand tu imploses : vider son cerveau pour gagner en clarté

Tu vas noter toutes tes idées, toutes tes obligations et tout ce que tu dois faire sur une feuille pour libérer ton esprit.

Une fois tout devant tes yeux, tu pourras prendre du recul pour organiser le tout de manière structurée.

Tu peux utiliser Notion.so pour tout organiser ensuite. Cet outil a changé ma vie ! Découvre ici d’autres outils qu’on utilise au quotidien .

Note aussi tes problèmes et questions du moment. Et ensuite, écris les solutions que tu peux mettre en place pour chacun d’eux.

Définir tes priorités selon ta vision.

Savoir où tu souhaites aller te permettra de dessiner ton itinéraire.

Comme tu le ferais pour atteindre une destination en voyage, l’idée est de définir les étapes du parcours.

Chaque étape est un objectif ou une marche d’escalier.

J’aime bien réfléchir à 5 ans sur une vision à long terme.

Ensuite, on définit nos objectifs pour avoir des plans d’action à l’année, au trimestre, au mois, à la semaine et par jour.

Nous avons des personnalités qui aiment avoir de la place pour les changements de plans. Donc nous voyons ces objectifs comme des guides et pas comme des choses à atteindre coûte que coûte.

Mais chaque mois ou trimestre, nous choisissons sur quoi nous mettrons notre focus. Et cela donne le ton pour la suite. On sait sur quoi nous devons concentrer notre énergie quand nos cerveaux explosent.

Limiter ton nombre d’objectifs

On veut toujours en faire plus, ou mieux. Mais, c’est ingérable de tout mener de front dans la durée. Pourtant, j’adore avoir mille projets.

C’est mon carburant.

À la dure, j’ai découvert que tu avais une grosse priorité et ensuite des sous-objectifs.

Avoir un avis extérieur pour prendre du recul

Parfois, quand tu as trop à faire, ça peut être bon d’en discuter avec une personne de confiance pour tout remettre à plat. À voix haute tu peux redonner tes priorités, objectifs et énoncer ta montagne de tâches.

Ton buddy ou partenaire « in crime », te posera peut-être des questions. Elles t’aideront à prendre conscience de ce que tu n’avais pas vu ou t’aider dans tes choix.

On aime bien faire cet exercice avec Mumu pour y voir plus clair et vider nos cerveaux.

3 — Dompter les deadlines en indépendant

Les deadlines nous font avancer

Plus on a de temps pour réaliser une tâche, plus on passe de temps à la réaliser. Dans le milieu du travail, on l’appelle la loi de Parkinson. Elle a été formulée par son auteur du même nom,  Cyrl Northcote Parkison, en 1955. 

Elle s’appliquait à l’administration avant tout. Mais ce phénomène est réel aussi pour les indépendants. 

Tu risques de te poser plus de questions, d’hésiter, de raffiner, douter, questionner, recommencer…. C’est bien. Mais à petite dose 🙂

Donc t’imposer des deadlines de manière publique te permet d’avancer et d’abattre des montagnes. 

C’est grâce à cette simple décision, que nous sommes passées d’une vidéo en 6 mois, à plus de 50 vidéos sur la chaîne Les Petits Aventuriers en quelques mois.

Donc si tu veux réaliser un projet qui compte et le lancer, impose-toi des deadlines et annonce-les autour de toi.

Ne te tue pas avec des deadlines irréalistes

Mais reste prudent si tu as beaucoup de clients et de nombreux gros projets. Parfois, les délais ne dépendent pas uniquement de toi. 

On a toujours tendance à sous-estimer le temps qu’une tâche prendra. Alors, sois très vigilant quand tu donnes un délai de livraison d’un projet à un client.

Ajoute toujours 2x plus de temps.

• Si tu as de nombreux clients : Ne sur-promets pas des deadlines, ajoute-toi des marges d’erreurs,
• Ajoute des jours creux en cas de problème pour prévoir de rattraper un retard, un problème, ou simplement profiter du temps que tu as.
• Sois transparent avec tes clients.
• Fais la différence entre important et urgent.

4 — Ajuster ton temps

Regroupe les appels pour gagner en efficacité

Les réunions, les appels, les zooms sont des moments importants pour garder un lien social avec des clients, partenaires, amis…

Mais, j’ai remarqué avec Mumu, que lorsque nous n’avions pas établi de règles pour organiser des appels, on était inefficaces, on perdait beaucoup de temps et d’énergie.

Car ta journée est coupée et tu ne peux pas t’immerger dans la création de solutions, la production.

Par exemple, tu ne te lances pas dans une tâche qui demande de la concentration, en attendant ton appel.

Alors, nous avons décidé de définir des jours spécifiques pendant lesquels on réalise des appels clients. Cette règle nous permet de mieux nous occuper d’eux ensuite.

5 — Lève le pied avant de frapper un mur

Ta vie perso est aussi importante que ta vie pro. Elles sont intimement liées.

Nier la première t’amènera des problèmes dans la seconde : vie amoureuse conflictuelle, amitiés réduites à néant…

Et lorsque l’on est slasheur, freelance ou multipotentiel, on peut avoir cette tendance à en faire toujours plus….

Je suis une passionnée, une workaholic.

Ce n’est pas trop un problème, j’adore mon travail.

Cependant, à force de ne jamais lever le nez, je me suis épuisée.

Et sans m’en rendre compte, je devenais moins efficace.

Je me sentais submergée par toutes mes envies de projets qui bouillonnaient.

Alors, j’ai entrepris de me laisser du temps pour marcher en milieu de journée ou faire des pauses qui coupent tout.

Au lieu de me jeter sur mon ordinateur sans manger, le matin je m’autorise à me consacrer 1 h pour regarder un documentaire et faire un peu de sport en même temps.

Ça me donne la patate et je suis beaucoup plus efficace dans mes décisions.

6 – Prends des décisions pour avancer

Ce point est essentiel.

Tourner autour du pot et tout remettre en question constamment draine ton énergie.

Questionner un peu, oui.

Douter des heures, des jours, des mois et ne pas décider est une charge mentale qui nous cloue au sol.

Tant que l’on ne prend pas une direction claire, on se sent mal.

Sauf qu’à un moment, le mieux est d’essayer pour avoir une réponse et pouvoir itérer.

Le premier iPhone était loin d’être parfait (il n’y avait même pas la fonction copier-coller, la base  ! ). Il a été amélioré à chaque nouveau lancement.

Tes projets ne seront jamais parfaits si tu ne les confrontes pas à la réalité.

On se torture l’esprit sur des sujets qui demandent pourtant juste de faire un choix.

Qu’est-ce que tu ferais maintenant pour arrêter de douter et mettre une action concrète en place  ?

7 — Et quand tu restes malgré tout débordé ?

Malgré ça, tu peux encore te sentir dépassé et avoir du mal à gérer tous tes projets et ta vie personnelle.

Alors, la question à se poser : pourquoi as-tu autant de travail  ?

Voici deux cas de figure courants :

1 – Tu es freelance à temps plein, tu prends donc beaucoup de contrats pour avoir assez d’argent.

Tu réponds donc à un stress financier qui te demande de travailler toujours plus.

Mais ton temps est limité.

Puisqu’on ne peut pas avoir des journées de 36 h pour augmenter ses revenus, il faut trouver une autre solution.

La première est de structurer ta sécurité financière pour ne pas te sentir obligé de prendre tous les contrats qui passent et te tuer à la tâche (j’ai essayé, ce n’est pas efficace !).

Si tu veux creuser, on a créé un workshop sur le sujet.

Ensuite, il est peut-être temps d’augmenter tes prix. Si tu as trop de contrats et de projets, tu peux réduire ta charge de travail en augmentant tes tarifs.

2 – Financièrement ça va, mais tu as trop de choses à gérer

Dans ce cas de figure, tu te sens à l’aise du point de vue financier.

Ce qui est une bonne nouvelle, car tu as le choix de tes projets et tu peux te concentrer sur ceux qui t’intéressent le plus et qui te permettent de vivre confortablement.

Mais tu as du mal à tout gérer : compta, com’, contrats…

Option 1 : Délègue certaines tâches à des personnes plus compétentes que toi sur ces sujets.

Option 2 : Envisage de travailler en collaboration avec des partenaires. Ils te soutiendront dans la réalisation de ce projet et vous grandirez ensemble.

Option 3 : Un projet te stimule moins ? Il est peut-être temps de l’arrêter et de valoriser celui qui est le plus important pour toi.

On revient à l’idée d’avoir ta vision et de savoir ce qui est important pour toi.

Tu n’as pas créé ton job en indépendant pour t’enfermer, mais pour faire ce qui te plaît 🙂

En résumé

• Apprends à te connaître avant d’appliquer des méthodes miracles.
• Détecte les périodes où tu te sens bien pour avancer sur tes projets.
• Augmente tes prix si tu commences a être submergé de clients – ou alors, propose de nouveaux services avec une plus grande valeur ajoutée.
• Vide ta tête sur papier, ou avec un outil comme Notion quand tu te sens sous pression.
• Découpe ta vision en petites étapes.
• Ajuste tes deadlines pour avancer, mais ne pas te sentir acculé.
• Dégage-toi de la pression financière qui t’oblige à dire oui à tout les contrats.
• Travaille en collaboration.

Pour aller plus loin

→ Rejoins le Workshop sur la sécurité financière pour t’assurer une tranquillité d’esprit qui t’évitera de t’éparpiller ou de t’épuiser à la tâche.

→ Télécharge notre guide pour te lancer en freelance ou booster ton activité en te démarquant vraiment.

→ Découvre le type de freelance que tu es grâce à notre Quiz, pour savoir quelle est ta prochaine étape, sans t’éparpiller.

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